办公室设计 | 办公室收纳是门学问,设计好了每年节省150个小时

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在办公室的工作生活中,你是不是也遇到过这样的情况:
我的笔永远都是莫名其妙地失踪?
同事借走的东西很多都找不回来?
会议投影遥控器跑哪去了?
打印机又没纸了,四处找纸?
人在注意力高度集中的时候,往往容易忽视自己身边的小事物,从而造成“失踪事件”频发。
这在办公空间的设计中**表现为员工大量的时间被消耗在寻找小东西上。



人的行为动线、物品的收纳系统、空间的可变性

据统计:一个现代商务人士,平均每天会接收大约190类形形色色的信息,一年花在找东西上的时间大约是150小时。如果按照每天8小时工作时长计算,这也就意味着,一年将会耗用近19天的工作时间用于找东西。
 
那些容易发生“找东西”的办公室,一般会有这样的场景:
办公空间装修时未考虑收纳空间,美美的环境很快被杂物堆满;
每个人都分配了收纳空间,可东西还是随手乱放,用时经常找不到;
行政人员每天被无数人问东西在哪里……
这些看似是收纳技能及个人习惯导致的问题,其实背后大有文章,隐患来源于办公空间的不合理规划。
 
井然有序的办公环境,是可以带来愉悦感,让工作事半功倍的。作为**办公空间设计机构,尚泰装饰将以办公空间设计为例,从人性化视角来聊一聊,如何通过规划办公收纳空间,提升办公效率,并且节省行政开支。
 
办公收纳空间的规划,要从三个方面进行考量,即人的行为动线、物品的收纳系统、空间的可变性。


“行为动线,允许“犯懒”自然发生

犯懒是人的天性,所以回到家里,我们常常习惯性地把钥匙、随身物品等随手放置,人在办公空间也是同理,“随手”的习惯难以改变。因此在办公空间的装修设计中,我们除了要考虑未来公司人员规模与结构的变化,还要充分考虑员工在空间中的移动动线,在设计之初就要考虑好格局和收纳空间在动线上的存在,让员工适当“犯懒”,而不是指望人会为了保护环境而改变自己不自觉的行为习惯。



基于办公空间的观察和大多数员工的行为习惯:即大多数员工上班时会把外套、随身包等物品堆放在工位工位旁边,使得整体空间凌乱,视觉效果局促难受。而如果在办公空间的入门区域设计包含挂衣区、放鞋区、个人locker区的功能型墙柜,则可以让员工在冬天进门就可以脱掉厚重外套、依次挂放夏季时可立刻取下备用薄衫;如遇雨雪天气,还可以将更换下的鞋子搁置于挂衣区下层,避免将办公区域弄脏、弄湿;每位员工分配专属locker,各自可将贵重包袋、健身装备、女性私密物品等放入其中。
 
办公空间设计的人文关怀及友好,通过该区域设置,将脱衣、换鞋、放包、取物几条重复动线精简为一,减少了行为步骤,并将行为发生相关物品沿着动线集中收纳,降低了遵守与记忆物品收纳的难度,办公收纳也得以呈现整齐一致的视觉效果。
 
为什么这样的收纳规则会被更多人接受和遵守?因为办公空间设计体现了动线较短及行为顺畅,考量的是使用场景中人行为的自然发生,物品拿取便利、放回也很便利。



此外,在办公空间过道及不同功能分区的地砖地毯铺设上,我们可以使用各自不同颜色、材质的地面铺设形式,区分分区的同时将各个区域联动起来,潜移默化地影响行为的正确发生。
 
根据办公事件的场景,顺应发生的行为动线,并将物品收纳系统与行为步骤相匹配,可以提升办公收纳事半功倍的效果。那么,应该如何匹配人的行为发生而做物品的收纳系统呢?


“收纳系统,为办公空间创建“物品地图”

办公空间收纳系统的设计本意是让大家能够**放置物品、找到物品,节省时间,提高工作效率。然而在办公室中,很难让所有人都拿出精力维护环境,并且能够让大家记住这些物品的位置,因此,我们提出为办公空间创建“物品地图”,方便员工记忆,从人的使用角度出发,在考虑“容易看到”、“方便拿到”之前,更要思考是否“方便放回”。只有易于看到、易于取与放,才是好用的收纳状态。


在这个办公空间的茶水间设计上,操作台自左向右放置了微波炉、烧水壶与咖啡机,皆顺应了多数人右手操作电器的习惯。根据使用场景与拿取便利的角度,微波炉下柜用来收纳高频使用的碗碟、微波器皿、微波食品等相关物品,而上柜则收纳中低频使用的餐具类物品;中右侧吊柜用以收纳冲泡饮品等物品,如茶杯、茶叶、咖啡豆,而下方收纳柜则收纳较重的物品,如牛奶、咖啡机清洁剂等;已开封的、高频使用的茶叶、咖啡豆可收纳于吊篮里。


同理,在大型办公物品的摆放上,也要从人的使用角度考量,尤其是打印机、饮水机、文件柜这些公共电器与家具,应考虑使用者能就近可取。比如打印机附近收纳打印纸、墨盒;饮水机附近收纳一次性水杯;传真机附近收纳记录纸笔;投影仪附近收纳遥控器、转接口、遥控笔等相关物品。
 
根据使用场景确定物品收纳的位置,不仅便于取放,也是为办公空间建立“物品地图”,犹如给每个人大脑装了gps,根据场景自然联想物品的位置,便于记忆,更有利于养成物归其位的好习惯。
 
办公物品分类一目了然,也能帮助行政人员进行在库管理,避免不必要的重复购买,节省行政开支。


“可变性,让办公空间适应更多可能

在许多创业型、成长型和联合办公型企业中,办公面积往往成为牵绊企业发展的主要因素之一。一个“可变”的办公空间规划能让一个空间多种用途成为可能。需求多样化、形式灵活化、体验智能化等特点,让企业能够迅速适应外界环境和内部环境的变化和发展,达到快人一步的运营体验。



在此案中,设计之初考虑到公司未来业务的拓展,便打造了具有收纳功能的模块化阶梯区,可以根据公司发展情况扩大或缩小阶梯区与办公区的比例。这张图片就是阶梯区的日常,没有摆拍,为什么能做到如此的井然有序呢?其实是在阶梯上设计了隐藏式收纳,会议坐垫、沙包、文具、投影工具皆可轻松收纳入模块内。



有限的办公空间里,物品和人是源源不断增加的。在操作这个案例时,考虑了3-5年的长期规划,将分隔墙体、窗边矮柜都辅以收纳功能,为空间可变提供了充足的收纳支持。


现代化办公要尊重员工的多样性,依靠一人一位的管理是对人的束缚压抑,尤其是创意型公司,可以尝试非固定工位的模式。其实支持可变性、移动化的办公环境更有利于团队协作环境的养成。

一 
办公空间仅仅追求设计感是不够的,想要保持井然有序、舒适的环境,就不能忽视人的行为需求,从收纳的视角出发,思考人的行为与空间的联动,才能治标又治本地解决“找不到、理还乱”的办公收纳痛症。
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